Tietosuojaseloste

Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on tuoda rekisteröidyn tietoon EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679) informointivelvoitteen edellyttämät tiedot.
Laatimispäivä 18.11.2021, päivitetty 31.12.2022

1. Rekisterinpitäjä
Kopiosto ry
Hietaniemenkatu 2, 00100 Helsinki
puh. 09-431 521, kopiosto@kopiosto.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Kirsi Salmela
Hietaniemenkatu 2, 00100 Helsinki
puh. 09-431 521, kirsi.salmela@kopiosto.fi

Yhteyshenkilö tietosuojaa koskevissa asioissa
Sami Kokljuschkin
Hietaniemenkatu 2, 00100 Helsinki
puh. 09-431 521, sami.kokljuschkin@kopiosto.fi

2. Rekisterin nimi
Kopiraittilan käyttäjärekisteri

3. Rekisteröidyt henkilöt
Kopiraittilan rekisteröityneet käyttäjät

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja käytetään ainoastaan Kopiraittilan tai sen mobiilisovelluksen käyttäjien profiilin luomiseen, ylläpitämiseen ja hallinnoimiseen. Rekisteröidyn henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen ja rekisteröidyn itse antamiin tietoihin. Rekisteröity voi milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa.

Henkilötietoja ei käytetä suoramarkkinointia, etämyyntiä, markkina- ja mielipidetutkimusta eikä henkilötietomatrikkeli tai sukututkimusta varten.

5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteröidyistä voidaan tallentaa seuraavia henkilötietoja:

etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite ja oppilaitos

6. Henkilötietojen säilyttämisaika
Käyttäjäprofiili ja henkilötiedot poistetaan neljän vuoden kuluttua, jos käyttäjäprofiilia ei ole käytetty neljään vuoteen, taikka kun rekisteröity peruuttaa antamansa suostumuksen.

7. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat tallennetut henkilötiedot ja pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan ja täydentämään virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistetuksi. Tämä ei kuitenkaan koske sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä rekisterinpitäjän määrittämän tämän tietosuojaselosteen käyttötarkoituksen toteuttamiseksi tai joiden säilyttämistä laki edellyttää.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa ja rajoittaa sitä, että rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, jos se tapahtuu rekisteröidyn mielestä tietosuojalainsäädännön vastaisesti tai ilman oikeutta käsitellä jotain henkilötietoja.

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjälle toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytössä ja koneellisesti luettavassa muodossa. Rekisteröidyllä on oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos tietojen käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja tietoja käsitellään automaattisesti.

Jos rekisteröity katsoo, että rekisterinpitäjä on käsitellyt hänen henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön vastaisesti, rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto).

Rekisteröity voi toteuttaa tämän kohdan mukaiset oikeudet rekisterinpitäjän toimistossa henkilökohtaisesti tai lähettämällä omakätisesti allekirjoitetun kirjeen kohdassa 1 mainitulle yhteyshenkilölle.

8. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin tiedot saadaan Kopiraittilan verkkosivustolle tai mobiilisovellukseen rekisteröityvän henkilön suostumuksella henkilöltä itseltään rekisteröitymisen yhteydessä.

9. Henkilötietojen luovutukset kolmansille osapuolille ja henkilötietojen käsittelijät
Rekisterin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. Rekisterinpitäjä on tehnyt joidenkin palveluntoimittajien kanssa sopimuksia, jotka sisältävät henkilötietojen käsittelyn Kopioston puolesta. Tällaiset sopimukset koskevat tyypillisesti esimerkiksi ohjelmistokehitys-, ylläpito-, palvelin- ja IT-tukipalveluita. Palveluntoimittajien kanssa on tehty sopimukset, jotka sisältävät henkilötietojen käsittelyn Kopioston puolesta voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

10. Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Emme käytä henkilötietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

12. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin sisältämiä tietoja käsitellään aina luottamuksellisesti ja kulloinkin voimassaolevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Sähköisessä muodossa olevat rekisterin sisältämät tiedot on tallennettu rekisterinpitäjän järjestelmiin, jotka on suojattu ulkopuolisilta palomuureilla, pääsynvalvonnalla ja muilla teknisillä suojakeinoilla. Pääsy rekisterin mukaisiin henkilötietoihin on vain niillä työntekijöillä ja ylläpitäjillä, joiden työtehtävät sitä edellyttävät. Järjestelmien käyttö edellyttää vähintään henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Rekisterinpitäjän palveluksessa olevia työntekijöitä sitoo henkilötietoja koskeva salassapitositoumus. Järjestelmät sijaitsevat lukitussa tilassa EU talousalueella, johon on asiattomilta pääsy estetty.

Käsiteltävä manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa ja vartioidussa tilassa.

13. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Rekisterinpitäjällä on oikeus muuttaa tietosuojaselostetta. Muutoksista ilmoitetaan Kopioston internetsivuilla.